W dniu 4 sierpnia 2022 r. WSA w Warszawie wydał wyrok o sygn. II SA/Wa 542/22. W przytoczonym wyroku uchylono nałożoną przez Prezesa UODO karę upomnienia na pracodawcę, który nie usunął danych kandydata do pracy po zakończonej rekrutacji. Sąd jednocześnie zajął ważny głos w toczącej się od dawna dyskusji.
Zagadnienie prawne, którym zajął się Sąd, dotyczy dopuszczalności przechowywania przez niedoszłego pracodawcę danych osobowych kandydata zebranych w toku rekrutacji. Przetwarzanie danych w celu rekrutacji ma swoją podstawę w obowiązku prawnym pracodawcy wynikającym wprost z art. 221 kodeksu pracy, ale przepis milczy na temat losu tych danych po zakończeniu rekrutacji, gdy kandydata nie zatrudniono. Oczywiście nie chodzi tu o sytuację, gdy przechowuje się dane na potrzeby przyszłych rekrutacji w oparciu o zgodę kandydata.
Stanowisko UODO
Kwestia była od kilku lat sporna. Niedługo po wejściu w życie RODO, Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał poradnik dla pracodawców. Wynikał z niego obowiązek trwałego usunięcia danych kandydata, z którym nie zawarto umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji. Urząd wyraźnie podkreślał, że podstawą przetwarzania, nie może być interes administratora – chęć zabezpieczenia się przed ewentualnym roszczeniem kandydata np. dotyczącym dyskryminacji w zatrudnieniu. Wówczas byłoby to zachowanie danych “na zapas”, sprzeczne z zasadą minimalizacji. Aby powstał interes prawny administratora, roszczenie takie musiałoby zostać zgłoszone już w chwili zdecydowania o zatrzymaniu danych. Poza tym nie wiadomo, jak długo takie dane przechowywać. Urząd powtórzył to stanowisko w decyzji upominającej.
Stanowisko WSA
Krytycznie odnoszono się do tego poglądu w literaturze, odmienne stanowisko wyraziło też Ministerstwo Cyfryzacji w wytycznych z 2019 r. Wskazywano, że pracodawca może przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z rekrutacją. Wojewódzki Sąd Administracyjny zakwestionował stanowisko organu. Chociaż nie ma jeszcze uzasadnienia, z ustnych motywów wynika, że sąd przychylił się do drugiego ze stanowisk i argumentów skarżącej. W skardze argumentowano, że pracodawca nie tylko może, ale ma wręcz obowiązek zatrzymać dane osobowe kandydatów – i to także w ich interesie, aby w razie powództwa, bardzo konkretnego, ponieważ opartego na dyskryminacji w zatrudnieniu – umożliwić kontrolę rekrutacji i prześledzenie, jakimi kryteriami rzeczywiście kierowano się, w jaki sposób porównywano kandydatów. Także czas przechowywania nie jest nieoznaczony – nie powinien on być dłuższy niż okres przedawnienia się takiego roszczenia, tj. trzy lata. Wyrok, jeśli się uprawomocni, powinien ostatecznie rozwiać wątpliwości i skłonić Urząd Ochrony Danych Osobowych do zmiany stanowiska w przedmiotowej kwestii.
Czy wiesz, że…
Kancelaria CZUBLUN TRĘBICKI – partner merytoryczny portalu, konsekwentnie rozwija swój dział IT i dlatego chętnie odpowie na wszelkie pytania czytelników chmury prawnej, nie tylko z obszaru problemów prawnych w chmurze.
W tej sytuacji redaktorom chmury prawnej nie pozostaje nic innego, jak zaprosić Państwa do zadawania pytań.
Zapraszamy!
Przypominamy także o wakacyjnym projekcie Ściąga z RODO, który jest dostępny na naszych mediach społecznościowych. Chcesz dowiedzieć się na temat RODO więcej? Zajrzyj na nasze media społecznościowe. Do zobaczenia!